Jak Stadtwerke Osnabrück zdigitalizowało zarządzanie gośćmi – 70% szybciej, 100% cyfrowo i zgodnie z wymogami KRITIS

Brzmi znajomo? Długie kolejki w recepcji, nieczytelne formularze papierowe i ogromne obciążenie pracowników? Z taką właśnie sytuacją mierzyło się Stadtwerke Osnabrück. Proces rejestracji licznych codziennych gości i zewnętrznych wykonawców był uciążliwy i całkowicie analogowy.

Prowadziło to do konkretnych problemów:

• Duże nakłady czasu: Pracownicy recepcji musieli ręcznie rejestrować każdego gościa, co pochłaniało cenny czas.
• Ryzyko błędów: Instrukcje bezpieczeństwa były drukowane, podpisywane ręcznie i archiwizowane w formie papierowej – był to proces powolny i podatny na błędy.
• Brak przejrzystości: Brakowało wglądu w czasie rzeczywistym, kto i kiedy przebywa na terenie obiektu.
• Słabe doświadczenia użytkownika: Powracający goście musieli za każdym razem wypełniać te same dokumenty, co powodowało frustrację i niepotrzebne opóźnienia.

Stało się jasne, że potrzebne jest nowoczesne, cyfrowe i bezpieczne rozwiązanie, które zautomatyzuje proces recepcyjny i zwiększy bezpieczeństwo.

friendlyway rozwiązało problemy klienta dzięki kompleksowemu rozwiązaniu sprzętowo-programowemu, które w pełni digitalizuje i automatyzuje zarządzanie gośćmi.

Inteligentne oprogramowanie jako serce systemu

Sercem rozwiązania jest platforma friendlyway. Steruje ona cyfrowymi przepływami pracy dostosowanymi do różnych typów gości. Niezależnie od tego, czy to zaplanowany gość, pracownik zewnętrzny czy osoba niezapowiedziana – system automatycznie dopasowuje proces rejestracji.

• Cyfrowe instrukcje i podpisy: Dokumenty bezpieczeństwa są wyświetlane bezpośrednio na terminalu i podpisywane cyfrowo. Archiwizacja odbywa się automatycznie – w 100% zgodnie z wymogami prawnymi.
• Automatyczne generowanie identyfikatorów: System w razie potrzeby drukuje identyfikatory z kodami QR do szybkiego wymeldowania lub karty RFID. Technologia RFID (Radio-Frequency Identification) umożliwia bezdotykową i szybką identyfikację, np. przy dostępie do określonych stref.
• Płynna komunikacja: Dzięki cyfrowej książce telefonicznej odpowiedzialny pracownik jest automatycznie powiadamiany o przybyciu swojego gościa.

Dopasowany sprzęt do każdego zastosowania

Aby zapewnić optymalne działanie procesów, zainstalowano dwa specjalistyczne terminale kioskowe:

• Empire 22 PRO: niezwykle wytrzymały kiosk samoobsługowy, będący głównym punktem rejestracji gości i pracowników.
• Counter 12: kompaktowe urządzenie biurkowe idealne do rejestracji rzemieślników i zewnętrznych dostawców usług.

Kluczowym elementem sukcesu była bezproblemowa integracja z istniejącą infrastrukturą IT Stadtwerke, w tym z Single Sign-On (SSO). Dzięki temu zachowano możliwość korzystania z Multi-Factor Authentication (MFA) w procesie logowania.
Dzięki SSO pracownicy mogą bezpiecznie logować się za pomocą swoich standardowych danych dostępu, a MFA zapewnia dodatkową warstwę bezpieczeństwa poprzez drugą formę weryfikacji (np. potwierdzenie w aplikacji).

friendlyway Empire 22 Pro Kiosk

Projekt tej skali wymagał klarownego planu działania. friendlyway zastosowało sprawdzoną metodologię, łączącą elementy zwinnego podejścia (agile) z klasycznym zarządzaniem projektami, co pozwoliło zachować strukturę i elastyczność.

Cała realizacja trwała zaledwie cztery miesiące – od kick-offu do uruchomienia systemu (go-live):

1. Analiza i koncepcja (Presales): Podczas wspólnych warsztatów określono wymagania i opracowano dopasowaną koncepcję rozwiązania.
2. Planowanie i kick-off: Ustalono szczegółowy harmonogram i kamienie milowe oraz omówiono kwestie techniczne.
3. Treści i konfiguracja: Stadtwerke dostarczyło wszystkie niezbędne dane, a friendlyway skonfigurowało indywidualne przepływy i integracje.
4. Dostawa i instalacja sprzętu: Terminale zostały zainstalowane na miejscu i przygotowane do pracy.
5. Testy i optymalizacja: System przeszedł dokładne testy – od integracji oprogramowania po działanie sprzętu.
6. Szkolenia pracowników: Szkolenia online dla użytkowników i administratorów zapewniły płynne przejście na nowy system.
7. Go-live i eksploatacja: System został uruchomiony i sprawdzony w praktyce.
8. Monitoring i wsparcie: friendlyway zapewnia wsparcie techniczne i zbiera opinie użytkowników w celu dalszego rozwoju systemu.

Taki proces wdrożenia zapewnił realizację projektu na czas, bez niespodzianek, w pełni dopasowaną do potrzeb Stadtwerke Osnabrück.

friendlyway Empire 22 Pro Kiosk 

Przejście na cyfrowe rozwiązanie friendlyway całkowicie odmieniło sposób pracy w Stadtwerke Osnabrück. Wyniki mówią same za siebie:

• 70% szybsza rejestracja gości – koniec z kolejkami.
• 100% procesów bez papieru, w tym cyfrowe podpisy instrukcji BHP – oszczędność zasobów i pełna zgodność z audytami.
• Znaczne odciążenie pracowników recepcji, którzy mogą teraz skupić się na obsłudze i kontakcie z gośćmi.
• Większe bezpieczeństwo i zgodność z przepisami – każdy gość jest jednoznacznie i w pełni zarejestrowany.
• Pełna przejrzystość dzięki wglądowi w czasie rzeczywistym, kto aktualnie przebywa w budynku.

Stadtwerke Osnabrück pokazuje, że digitalizacja zarządzania gośćmi to inwestycja, która naprawdę się opłaca. Zautomatyzowane przepływy pracy zwiększają przejrzystość i bezpieczeństwo, a także tworzą nowoczesne i profesjonalne doświadczenie zarówno dla pracowników, jak i odwiedzających.