Bezpieczeństwo KRITIS łączy się z efektywnością: Jak Stadtwerke München zdigitalizowało swoje zarządzanie gośćmi

SWM stanęło przed ogromnym zadaniem zdigitalizowania wewnętrznych procesów związanych z zarządzaniem gośćmi i pracownikami.
Przed wdrożeniem friendlyway procesy były ręczne i papierowe:

• Czasochłonna administracja: Ręczna rejestracja gości pochłaniała cenny czas i angażowała personel recepcyjny.
• Podatność na błędy: Ręczne wprowadzanie danych i papierowe instruktaże bezpieczeństwa zwiększały ryzyko pomyłek.
• Brak standardów: Brakowało jednolitego procesu rejestracji, co powodowało luki w dokumentacji.

Taki stan rzeczy był nie tylko nieefektywny, ale także wiązał się z ryzykiem, na które firmy KRITIS, takie jak SWM, nie mogą sobie pozwolić. Poszukiwano rozwiązania, które połączy bezpieczeństwo z łatwością obsługi i zapewni cyfrowe, zautomatyzowane i przyszłościowe zarządzanie dostępem.

Aby sprostać wyzwaniu, friendlyway wspólnie z partnerem Interflex opracowały kompleksowe, w pełni zintegrowane rozwiązanie, w ramach którego friendlyway odpowiadało za dostarczenie sprzętu i integrację oprogramowania.

friendlyway Empire 22 Pro Kiosk

Sprzęt: Wielofunkcyjny terminal samoobsługowy
Serce rozwiązania to 20 terminali typu -Empire 22 PRO. Rozlokowane strategicznie na terenie SWM, pełnią rolę centralnego punktu obsługi gości oraz pracowników wewnętrznych i zewnętrznych. Każdy kiosk to nowoczesne urządzenie typu all-in-one, gotowe do automatyzacji procesów.


Możliwości terminali:

• Intuicyjna obsługa: 22-calowy ekran dotykowy Full HD zapewnia prostą nawigację.
• Bezpieczna weryfikacja tożsamości: Skaner dokumentów marki Desko błyskawicznie i bezbłędnie sprawdza autentyczność dokumentów i praw jazdy.
• Bezkontaktowa rejestracja: Goście mogą logować się kodem QR otrzymanym e-mailem, a pracownicy za pomocą wbudowanego czytnika RFID.
• Inteligentne zarządzanie dostępem: Karty RFID mogą być wydawane i przyjmowane z powrotem, co zapewnia bezpieczną kontrolę uprawnień.
• Bezpośredni kontakt: Telefon IP umożliwia natychmiastowe połączenie z odpowiednią osobą w razie pytań.

Integracja oprogramowania: Serce całego systemu
Prawdziwa siła rozwiązania tkwi w bezproblemowej integracji oprogramowania, która łączy wszystkie komponenty w jeden, spójny system – kluczowy element sukcesu całego projektu. friendlyway zadbało o to, aby sprzęt perfekcyjnie komunikował się z już wdrożonymi systemami SWM.

Co sprawia, że ta integracja jest tak wyjątkowa?

1. Perfekcyjna współpraca: Głęboka integracja zapewnia płynną i bez zakłóceń współpracę terminali friendlyway z istniejącymi systemami SWM i ich partnerów. Obejmuje to system kontroli dostępu Interflex IF6040, w którym odwiedzający są rejestrowani z wyprzedzeniem oraz cyfrowy portal BHP do przeprowadzania obowiązkowych instruktaży online. Dodatkowo, dzięki rozwiązaniu PhotoCollect, goście mogą w prosty sposób zrobić sobie zdjęcie na potrzeby przepustki za pomocą własnego smartfona, po uprzednim zeskanowaniu kodu QR. Terminale automatycznie weryfikują wszystkie kroki, aby zapewnić sprawny proces check-in.
2. Elastyczne przepływy pracy bez programowania: Cały proces rejestracji przy terminalu jest zdigitalizowany i zautomatyzowany. Kluczową zaletą jest fakt, że pracownicy SWM mogą łatwo dostosowywać procesy obsługi na kiosku metodą „przeciągnij i upuść” w graficznym interfejsie. Dzięki temu mogą elastycznie reagować na nowe wymagania, bez konieczności pisania ani jednej linijki kodu.

Wdrożenie przyniosło rewolucyjne zmiany i wymierne korzyści. Efektem końcowym jest w pełni zintegrowane rozwiązanie on-premise, które łączy optymalizację procesów z najwyższymi wymaganiami bezpieczeństwa, tworząc klasyczną sytuację typu win-win.

Oto kluczowe korzyści:

1. Większa efektywność i nowoczesne doświadczenie użytkownika
Dzięki automatyzacji udało się wyeliminować czasochłonne procesy recepcyjne i znacząco zwiększyć efektywność.

• Check-in w rekordowym czasie: Wstępnie zarejestrowany gość potrzebuje średnio mniej niż minutę na cały proces rejestracji.
• Odciążenie pracowników: Automatyzacja odciąża personel recepcji od rutynowych obowiązków, pozwalając mu skupić się na zadaniach priorytetowych, związanych z obsługą i bezpieczeństwem.
• Pozytywne doświadczenie dla odwiedzających: Goście i pracownicy zewnętrzni korzystają z płynnego, szybkiego i nowoczesnego procesu samoobsługowego.
• Workflow rejestracji w zależności od typu gościa: Dla każdego rodzaju gościa (pracownicy wewnętrzni, zewnętrzni usługodawcy, odwiedzający) można zdefiniować osobny proces rejestracji wraz z odpowiednimi regułami. Określana jest także liczba i częstotliwość podpisywanych dokumentów. Ponadto możliwe jest zarządzanie logistyką wizyt – gość może poruszać się samodzielnie, bez powiadamiania osoby kontaktowej i bez obowiązkowego spotkania z pracownikiem SWM w lobby.

2. Większe bezpieczeństwo i pełna zgodność z przepisami
Jako operator infrastruktury krytycznej (KRITIS) SWM podlega surowym wymogom prawnym w zakresie bezpieczeństwa. Nowe rozwiązanie poprawiło fizyczne bezpieczeństwo i doskonale przygotowało firmę na przyszłe audyty.

• Dokumentacja zgodna z audytami: Każdy krok w procesie dostępu jest dokumentowany w pełni cyfrowo i bez luk, co było niemożliwe do osiągnięcia w poprzednim, papierowym systemie.
• Zautomatyzowane kontrole bezpieczeństwa: Dokumenty tożsamości są weryfikowane bezpośrednio przy terminalu. Minimalizuje to ryzyko błędów ludzkich i zapewnia, że tylko osoby upoważnione uzyskają dostęp.

Perfekcyjna integracja sprzętu i oprogramowania znacząco poprawiła odporność fizyczną i efektywność kosztową SWM, trwale łącząc bezpieczeństwo, zgodność z przepisami i wydajność operacyjną.