Najszybsza droga do strefy czystej: friendlyway cyfryzuje proces rejestracji gości w CWS
Profil klienta
CWS Cleanrooms to dostawca kompleksowych usług dla pomieszczeń czystych, oferujący rozwiązania w zakresie zarządzania odzieżą, czyszczenia, materiałów eksploatacyjnych, serwisu na miejscu oraz szkoleń. Firma działa na terenie całej Europy i integruje dopasowane koncepcje cleanroom z procesami swoich klientów z branż takich jak farmacja, technologia medyczna, mikroelektronika i tworzywa sztuczne. Jako część Grupy CWS, zatrudniającej około 1.600 pracowników, CWS Cleanrooms stawia na innowacyjne i modułowe rozwiązania dla efektywnego zarządzania strefami czystymi.
Wyzwanie
W lokalizacji CWS Cleanrooms wyzwaniem było usprawnienie i cyfryzacja procesu przyjmowania gości. Nie było recepcji do przyjmowania odwiedzających, a procedury nie były scyfryzowane, co utrudniało spełnienie wymogów zgodności.
Dalsze wyzwania:
- Dostęp: Drzwi wejściowe były stale zamknięte, a ograniczona przestrzeń w śluzie nie pozwalała na stworzenie recepcji. Jednocześnie należało zapewnić, aby goście nie czekali długo, a instruktaż był przeprowadzany szybko, wygodnie i skutecznie. Konieczne było również umożliwienie kontaktu z odpowiedzialnym personelem w celu przyjęcia gości.
- Wymogi zgodności: Każdy gość musiał zostać przeszkolony zgodnie z wytycznymi CleanRoom, zanim mógł wejść do strefy czystej.
- Brak automatyzacji: Proces zarządzania gośćmi nie był znormalizowany i wymagał ręcznej obsługi.
Rozwiązanie
CWS Cleanrooms Niemcy zdecydowało się na wdrożenie tabletu friendlyway Counter 12 z montażem ściennym oraz oprogramowania VISITOR FLOW, aby zautomatyzować proces przyjmowania gości i niezawodnie spełniać wymogi zgodności.
Sprzęt
- Tablet Counter 12 z intuicyjnym ekranem dotykowym do samodzielnej rejestracji
- Montaż ścienny bezpośrednio przy wejściu dla łatwego dostępu
Oprogramowanie i funkcje
- Cyfrowe podpisywanie: Goście czytają i potwierdzają wytyczne CleanRoom bezpośrednio na tablecie przed wejściem do strefy czystej.
- Wideorozmowy w MS Teams: Goście mogą nawiązać połączenie wideo z odpowiednim pracownikiem w celu przyjęcia.
- Automatyczne powiadomienia: Gdy tylko gość się zarejestruje, odpowiednia osoba kontaktowa jest informowana e-mailem i przez połączenie w aplikacji Teams.
- Rejestracja i zgodność z przepisami: Wszystkie wizyty są automatycznie dokumentowane, aby spełnić wymogi bezpieczeństwa i audytowe.
- Integracja z Outlook: Goście są zapraszani bezpośrednio z kalendarza Outlook odpowiedzialnego pracownika. Otrzymują wiadomość e-mail z kodem QR do szybkiej rejestracji na miejscu, bez konieczności podawania danych na tablecie.
- Rejestracja wstępna: Goście mogą również zarejestrować się z wyprzedzeniem, zapoznać się online z wytycznymi CleanRoom i potwierdzić ich znajomość. W takim przypadku szkolenie podczas rejestracji na miejscu nie jest już konieczne, co dodatkowo skraca proces wejścia.
Rezultat
Wdrożenie tabletu Counter 12 z oprogramowaniem VISITOR FLOW zasadniczo usprawniło proces przyjmowania gości w CWS Cleanrooms:
- Wyższa efektywność: Goście mogą rejestrować się samodzielnie, co skraca czas oczekiwania i minimalizuje obciążenie administracyjne.
- Lepsze bezpieczeństwo: Cyfrowy proces zapewnia, że wszyscy goście przestrzegają wymaganych wytycznych CleanRoom.
- Optymalna obsługa gości: Automatyczne powiadomienia i wideorozmowy umożliwiają płynne przyjmowanie bez fizycznej recepcji.
- Pewność zgodności z przepisami: Cyfrowe podpisywanie i rejestrowanie wizyt gwarantują zgodne z prawem i audytowalne zarządzanie gośćmi.
Dzięki temu cyfrowemu rozwiązaniu CWS Cleanrooms w Niemczech nie tylko zmodernizował obszar przyjmowania gości, ale także ustanowił nowy standard efektywności, bezpieczeństwa i przyjazności dla odwiedzających – inwestycję, która sprawia, że dostęp do pomieszczeń czystych jest prostszy, szybszy i przyszłościowy.
Kontakt
Wprowadź swoje dane kontaktowe i wszelkie inne szczegóły, które uważasz za ważne, abyśmy mogli Ci pomóc. Po przesłaniu formularza nasz zespół wkrótce się z Tobą skontaktuje.
