Automatyzacja zarządzania odwiedzającymi dla inprotec – friendlyway

Firma inprotec poszukiwała cyfrowego rozwiązania, które usprawniłoby przepływ odwiedzających przy głównym wejściu w Heitersheim. Każdego miesiąca siedziba główna przyjmuje dziesiątki odwiedzających różnego rodzaju, głównie dostawców usług. Wcześniej wizyty te były obsługiwane przez jednego pracownika, co prowadziło do dużego obciążenia pracą. Celem była pełna cyfryzacja recepcji i zarządzania gośćmi, spełniająca następujące wymagania:

• Samodzielne meldowanie się odwiedzających
• Dostarczanie informacji, takich jak wytyczne dla odwiedzających lub protokoły Covid
• Drukowanie identyfikatorów dla odwiedzających
• Powiadomienia telefoniczne dla osób odpowiedzialnych
• Raportowanie/rejestrowanie odwiedzających i usługodawców

Aby sprostać tym wyzwaniom, klient wybrał półzewnętrzny kiosk Empire 22 Pro i oprogramowanie friendlyway Visitor Management. Wdrożenie tej technologii przyniosło wiele korzyści:

• Prosty proces zapraszania, w tym integracja z Outlookiem: Wizyty są intuicyjnie planowane na platformie friendlyway Cloud Platform, z uwzględnieniem typu odwiedzającego i odpowiednich instrukcji bezpieczeństwa. Goście otrzymują zaproszenie e-mail z kodem QR do szybkiej odprawy na miejscu. Goście mogą być również zapraszani bezpośrednio z kalendarza Outlook odpowiedzialnego pracownika.
• Samodzielna odprawa gości: Kiosk Empire 22 Pro pozwala gościom na samodzielne zameldowanie się, znacznie zmniejszając obciążenie recepcjonisty. Cały proces rejestracji można przeprowadzić cyfrowo w zaledwie 20 sekund.

• Instrukcje cyfrowe: Goście mogą przeglądać i zatwierdzać wytyczne dla gości i protokoły zdrowotne bezpośrednio w kiosku. Wstępnie zarejestrowani goście mogą to zrobić z wyprzedzeniem za pośrednictwem rejestracji online, oszczędzając jeszcze więcej czasu podczas odprawy na miejscu. Proces ten zapewnia, że wszyscy odwiedzający są zawsze poinformowani i zgodni z przepisami.
• Drukowanie identyfikatorów: Kiosk automatycznie wydaje identyfikatory gościom, zapewniając dostęp do pomieszczeń i zwiększając bezpieczeństwo.
• Powiadomienia telefoniczne/e-mailowe: Po przybyciu i zameldowaniu gościa, osoby odpowiedzialne są natychmiast powiadamiane za pośrednictwem połączenia telefonicznego lub wiadomości e-mail (lub obu). Gość czuje się mile widziany, a pracownik inprotec niezwłocznie się z nim spotyka.
• Raportowanie/rejestrowanie: Rozwiązanie Visitor Management rejestruje wszystkich odwiedzających i zewnętrznych pracowników firmy, umożliwiając płynne śledzenie i analizę przepływów odwiedzających.

Od czasu wdrożenia kiosku Empire 22 Pro i rozwiązania do zarządzania gośćmi od friendlyway, inprotec może pochwalić się najnowocześniejszą i w pełni zautomatyzowaną recepcją.

Automatyzacja zarządzania gośćmi w znacznym stopniu odciążyła pracowników, na których wcześniej spoczywało wiele zadań. Jednocześnie wzrosła wygoda i zadowolenie odwiedzających.

Co więcej, przestrzeganie wymogów zgodności zostało ściśle wdrożone, zwiększając bezpieczeństwo firmy. W rezultacie zarządzanie gośćmi i proces recepcji inprotec są teraz przyszłościowe i cyfrowe.