Müller - Die lila Logistik digitalizuje check-in w centrum dystrybucyjnym w Wemding

Analogowe bariery dokumentacyjne często ograniczają efektywność nowoczesnych procesów logistycznych. Dokładnie tak było w Wemding. Check-in kierowców opierał się na tradycyjnych procedurach:

• Procesy papierowe: pracownicy musieli osobiście przyjmować każdego kierowcę i ręcznie wpisywać go na listy.
• Ryzyko bezpieczeństwa: brakowało cyfrowego podglądu obecności osób na terenie zakładu w czasie rzeczywistym.
• Wysokie zaangażowanie zasobów: dokumentowanie instruktaży bezpieczeństwa i zbieranie fizycznych podpisów pochłaniało czas, którego brakowało w kluczowych procesach operacyjnych.
• Brak możliwości jednoznacznego potwierdzenia danych: bez obiektywnych znaczników czasu regularnie dochodziło do dyskusji z kierowcami na temat rzeczywistych godzin przyjazdu i czasu oczekiwania, ponieważ brakowało wiarygodnej bazy danych.

Cel był jasny: nowoczesny, cyfrowy workflow, który przyspieszy przepływy logistyczne, a jednocześnie zwiększy bezpieczeństwo i zgodność z wymaganiami.

We współpracy z friendlyway cały proces rejestracji został płynnie zdigitalizowany. Manualna obsługa przy recepcji została zastąpiona w pełni cyfrowym procesem self-service. Bezpapierowa samoobsługowa rejestracja odbywa się bezpośrednio przy wejściu i opiera się na idealnie dopasowanym połączeniu sprzętu oraz oprogramowania.

Konfiguracja systemu

• friendlyway VISITOR FLOW to centralna platforma programowa zarządzająca całym procesem — od pierwszego wprowadzenia danych, przez instruktaż bezpieczeństwa, aż po archiwizację zgodną z wymogami audytowymi.
• friendlyway Empire 22 Deep to solidny kiosk z drukarką potwierdzeń, który stanowi fizyczny interfejs w strefie wejściowej. Ergonomiczna konstrukcja i duży ekran dotykowy sprawiają, że check-in jest szczególnie intuicyjny i szybki. Interfejs użytkownika skonfigurowano w dziewięciu językach, aby zapewnić bezbarierową komunikację z międzynarodowymi kierowcami.

Zoptymalizowany workflow

Kierowcy i inni goście mogą teraz rejestrować się samodzielnie i bez czasu oczekiwania. System bezpiecznie prowadzi ich przez cały proces:

1. Cyfrowe gromadzenie danych: odwiedzający wpisują wszystkie istotne informacje, takie jak numer dokumentu dostawy, bezpośrednio w kiosku.
2. Bezpieczeństwo dzięki instruktażowi: informacje związane z bezpieczeństwem są przekazywane cyfrowo i potwierdzane przez odwiedzającego.
3. Podpis zgodny z wymogami prawnymi: dzięki integracji podpisów cyfrowych wszystkie dokumenty są natychmiast archiwizowane w sposób zgodny z prawem i bez użycia papieru.
4. Sterowanie wewnętrzne i podgląd na żywo: system automatycznie przydziela codzienny, kolejny numer przyjazdu i od razu przypisuje kierowcę do towarów zapisanych w systemie. Kierownictwo ma przez cały czas pełen wgląd dzięki dashboardowi.
5. Automatyczny druk potwierdzeń: po zakończeniu check-in każdy kierowca automatycznie otrzymuje wydrukowane potwierdzenie ze swoim indywidualnym numerem przyjazdu i dokładnym znacznikiem czasu.

Przejście na rozwiązanie friendlyway w zauważalny sposób zoptymalizowało procesy w centrum dystrybucyjnym w Wemding. Die lila Logistik korzysta dziś z infrastruktury, która dotrzymuje kroku wysokiemu tempu nowoczesnego łańcucha dostaw:

• Bezpapierowe i przyjazne środowisku procesy: 100% check-inów i instruktaży bezpieczeństwa odbywa się teraz cyfrowo. Pozwala to ograniczyć koszty materiałów i zmniejszyć wpływ na środowisko.
• Znacząca oszczędność czasu: średni czas rejestracji jednego kierowcy został wyraźnie skrócony. Ponieważ check-in odbywa się teraz samodzielnie, obciążenie personelu zostało częściowo zmniejszone. Pracownicy zyskują w ten sposób cenny czas na aktywne sterowanie procesami logistycznymi.
• Pełna zgodność i bezpieczeństwo: dzięki cyfrowej rejestracji w każdej chwili wiadomo, kto znajduje się na terenie obiektu. Archiwizacja podpisów cyfrowych zgodna z wymogami prawnymi zapewnia maksymalne bezpieczeństwo audytowe.
• Możliwość udowodnienia danych: kluczowym quick winem jest drukarka zintegrowana z kioskiem. Wydaje ona kierowcy bilet z dokładnym czasem przyjazdu. Służy to nie tylko do wewnętrznego sterowania, lecz także pozwala natychmiast wyjaśniać spory dotyczące rzekomego czasu oczekiwania na podstawie obiektywnych danych.
• Przejrzystość w czasie rzeczywistym: kierownictwo ma teraz do dyspozycji dashboard na żywo, który znacząco ułatwia sterowanie przepływami logistycznymi na terenie obiektu.

Czego można nauczyć się z tak kompleksowego projektu? Poniższe trzy czynniki sukcesu miały kluczowe znaczenie dla realizacji w Wemding i mogą być cenną inspiracją dla własnych wdrożeń:

1. Aktywnie wdrażaj digitalizację, zamiast ją odkładać: nie czekaj na „idealny” moment. Automatyzacja kluczowych procesów logistycznych i rejestracji odwiedzających przynosi mierzalne rezultaty w zakresie przejrzystości i bezpieczeństwa już od pierwszego dnia. Kto zwleka, traci cenny czas na optymalizację procesów.
2. Włącz wszystkie działy na wczesnym etapie: taki projekt nie dotyczy wyłącznie IT. Od samego początku zaangażuj pracowników logistyki i bezpieczeństwa. Gdy zrozumieją, w jaki sposób rozwiązanie ułatwia ich codzienną pracę, akceptacja będzie wysoka od początku.
3. Definiuj workflow w najdrobniejszych szczegółach: szczególnie w logistyce występuje wiele wyjątków i niestandardowych sytuacji. Już na wczesnym etapie projektu warto dokładnie opisać każdy krok i każdą ewentualność. Im bardziej precyzyjne planowanie, tym szybsze i płynniejsze wdrożenie.